دفتر کار مجازی در اصل سرویسی برای کسب و کارهایی است که ممکن است تازه تاسیس باشند و بودجه کافی برای راه‌اندازی یک دفتر کاری واقعی را نداشته باشند؛ اما مثل تمامی کسب و کارها برای شروع کار خود به آدرس، نشانی پستی و شماره تلفن نیاز دارند. از این طریق شما می‌توانید به‌راحتی در منزل خود کسب و کارتان را اداره کنید. حتی می‌توانید به‌راحتی در شهرهای دیگر شعبه داشته باشید و مشتریان شما به آن جا مراجعه کنند یا با دفترتان تماس بگیرند.
اگر شما هم در هر حال راه‌اندازی کسب و کار خود هستید ولی بودجه قابل‌توجهی در اختیار ندارید، اگر تمامی فکر و ذهنتان مشغول گرفتن یک دفتر کار اختصاصی و هزینه‌های آن شده است، در این مقاله با من همراه باشید تا شما را بیشتر با این نوع دفتر کار آشنا کنم و بهترین دفتر کارهای مجازی در ایران را به شما معرفی کنم.
دفتر کار مجازی چیست؟
اگر کسب و کاری کوچک دارید و اجاره دفتر کار و هزینه آن برای شما به دغدغه‌ای بزرگ تبدیل شده است، یک دفتر کار مجازی به شما امکان می‌دهد تا از تمام ویژگی‌های یک دفتر واقعی مثل آدرس معتبر، یک شماره تلفن ثابت و … برخوردار باشید. به کمک دفتر کار مجازی شما از یک فضای کار اختصاصی بهره‌مند می‌شوید و هزینه‌های اداری شما نسبت به استفاده از یک دفتر کار واقعی، به‌صورت چشمگیری کاهش می‌یابد. اگر شما طرز تفکری حرفه‌ای داشته باشید، قادر خواهید بود حتی از خانه یا حومه شهر کار کنید و به چنان شهرتی دست‌یابید که تنها یک فروشگاه یا کسب و کار در مرکز شهر می‌تواند به آن دست پیدا کند.
معمولا امروزه اکثر کارآفرینان و صاحبان کسب و کار برای تماس با مخاطبین خود تنها به یک شماره موبایل بسنده می‌کنند، پیامی در پست صوتی مشتریان می‌گذارند و یا اگر خطشان مشغول باشد دیگر تماسی با مخاطبی که قصد برقراری ارتباط با آن ها را داشته است، نمی‌گیرند.
اما تمامی تلفن‌های یک دفتر کار مجازی توسط یک شخص واقعی پاسخ داده می‌شود و همچنین این دفتر مجازی می‌تواند صاحب یک شماره ثابت باشد که این موضوع در اعتماد مشتریان تاثیری اساسی دارد. این شماره تلفن می‌تواند پیام‌های صوتی مشتریان را دریافت کند و یا در موقع نیاز تماس را فوروارد کند. دفتر کار مجازی این امکان را به شما می‌دهد تا به کمک حداقل هزینه، کسب و کار خود را حتی در شهرهای دیگر هم گسترش دهید. البته در سال‌های اخیر تعداد زیادی دفتر کار مجازی رایگان نیز برای صاحبان کسب و کار ارائه شده است که شما می‌توانید از آن‌ها بهره بگیرید.
خدمات ارائه شده توسط دفتر کار مجازی
دفتر کار مجازی خدمات زیادی برای شما ارائه می‌دهد. قبل از اینکه بهترین دفتر کارهای مجازی را به شما معرفی کنم می‌خواهم تعدادی از این خدمات را برایتان توضیح دهم. پس همچنان با من همراه باشید.
- سرویس منشی مجازی
اگر شما برای کسب و کار خود نیاز به یک منشی دارید، در ابتدا لازم است که از یک دفتر کاری برخوردار باشید و بعد برای استخدام منشی اقدام نمایید. البته همان‌طور که می‌دانید این یک پروسه زمان بر است که به هزینه‌های زیادی هم نیاز دارد. هزینه‌های استخدام یک طرف و هزینه‌های پس از استخدام مثل بیمه، پاداش، حقوق و مزایا و … نیز مواردی هستند که ممکن است هزینه‌هایی بیش از حد تصورتان به شما تحمیل کنند. اما نگران نباشید. کافی است از یک سرویس منشی مجازی استفاده کنید. سرویس منشی مجازی یک اپراتور انسانی است که این قابلیت را دارد که به‌صورت حرفه‌ای تماس‌هایتان را پاسخ دهد. البته این منشی نیازی به دفتر کار واقعی و حضور فیزیکی ندارد و هزینه‌ای بسیار کمتر برای شما به دنبال دارد.
- مرکز تماس
مرکز تماس یا همان کال سنتر را می‌توان یکی از بخش‌های مهم و جدانشدنی یک کسب و کار در حال توسعه دانست. اگر بخواهم به زبان ساده‌تر بیان کنم در واقع مرکز تماس یک نقطه عطف برای ارتباط با مخاطبین و مشتریان است. بهترین دفتر کارهای مجازی در ایران می توانند بدون هزینه‌ای هنگفت این قابلیت را برای شما ایجاد کنند.
- تلفن گویا
تلفن گویا یک فناوری جدید مبنی بر پایه‌ی سانترال است. سانترال یک مجموعه مخابراتی بر مبنای خطوط شهری است که با توجه به نوع تنظیمات به کاربران امکانات مختلفی می دهد. این مجموعه مخصوص مدیریت تماس هاست و در این کار به شما کمک می کند. باید این را در نظر بگیرید که درصورت داشتن یک دفتر کار اختصاصی حضوری، هزینه نصب و راه‌اندازی سانترال هم بر هزینه‌های کلی شما مثل اجاره، حقوق، بیمه و … اضافه می‌شود.
- شماره‌تلفن‌های ابری
یکی دیگر از مزایایی که یک دفتر کار مجازی برای شما فراهم می‌کند، استفاده از سیستم شماره‌تلفن‌های ابری است. شما به‌وسیله این شماره‌تلفن‌ها قادر خواهید هم‌زمان با تعداد زیادی از مشتریان تماس بگیرید. درصورتی‌که تلفن ثابت فقط محدود به یک مکان مشخص است و برای استفاده از آن باید حتما در محل حاضر باشید.
حتما پس از این توضیحات برای این سوال که دفتر کار مجازی چیست؟ پاسخی پیدا کرده‌اید. معمولا بیشتر افرادی که به‌تازگی کسب و کار خود را شروع کرده‌اند طالب دفتر کار مجازی هستند. اما گاهی تعدادی از کسب و کارها نیز که حجم تماس‌هایشان زیاد است هم برای این سرویس درخواست می‌دهند.
معمولا تعداد زیادی از سرویس‌های منشی مجازی آدرس فیزیکی ندارند و ارتباطشان با کسانی که خواستار این سرویس هستند به‌صورت مجازی و اینترنتی است. البته معمولا یک سرویس منشی مجازی برای ادارة بی‌عیب‌ونقص کارهای شما لازم است که با سایر افراد سازمان شما در ارتباط باشد و این ارتباط را به‌وسیله ابزارهای مختلف مثل ترلو، تسکلو و … حفظ می‌کند.
بهترین دفتر کارهای مجازی در ایران
در سال‌های اخیر در ایران هم تعدادی دفتر کار مجازی شروع به کارکرده‌اند که در این قسمت قصد دارم تعدادی از بهترین دفتر کارهای مجازی در ایران را به شما معرفی کنم.
۱ – دفتر شما
این دفتر کار مجازی یکی از بهترین‌ها محسوب می‌شود که با ارائه خدماتی مثل سرویس تلفن گویا و سرویس منشی مجازی به رشد کسب و کار شما کمک می‌کند. در زیر تعدادی از مزایای این دفتر کار مجازی را برای شما ذکر کرده‌ام:
- کاهش هزینه‌ها
با استفاده از این سرویس دیگر مجبور به پرداخت هزینه اجاره، کابل‌کشی و سیم‌کشی، استخدام و … نیستید.
- پشتیبانی ۲۴ ساعته
دفتر شما از سال ۱۳۹۲ شروع به کار کره است و به تعداد زیادی کسب و کار ایرانی خدمات خود را ارائه کرده است. این سرویس دفتر کار از پشتیبانی آنلاین ۲۴ ساعته برخوردار است.
- راه‌اندازی سریع
برای راه‌اندازی دفتر و انتخاب شماره مد نظرتان تنها ۵ دقیقه زمان کافی است.
- ارائه قابلیت تماس بدون نیاز به اینترنت
با استفاده از سرویس دفتر کار مجازی شما، مانند خیلی از خطوط ویپ برای برقراری تماس و دریافت تماس‌های ورودی نیازی به اینترنت ندارید.
۲ – دفتر کار همراه
- دفتر کار همراه یکی از آن دفتر کارهای مجازی است که با کمترین هزینه به شما بهترین خدمات را ارائه می‌دهد. با استفاده از دفتر کار همراه که یکی از بهترین دفتر کارهای مجازی در ایران است شما می‌توانید از تمامی امکانات یک دفتر کار حضوری مثل فکس، سانترال، پیام‌گیر صوتی و … استفاده کنید. دفتر کار همراه از مزایای زیر برخوردار است که بهتر است آن‌ها را بدانید:
- خط تلفن ثابت تهران
شما می‌توانید بدون نیاز به کابل‌کشی از خطوط دیجیتال مخابرات بهره‌مند شوید.
- دفتر کار مبله
بدون پرداخت هزینه‌ای گزاف می‌توانید بهترین دفتر کار مبله در بهترین محله تهران داشته باشید.
- آدرس پستی تهران
بدون نیاز به تهیه یک دفتر حضوری، از آدرس و کد پستی تهران بهره‌مند شوید و آن را برای سربرگ‌ها و کاتالوگ‌های خود استفاده کنید.
- فکس مجازی
بدون نیاز به تهیه دستگاه و خط تلفن از شماره اختصاصی فکس تهران به هرکجا که مایل هستید، فکس ارسال کنید.
پیام‌گیر صوتی دیجیتال، پیامک تلفن ثابت و … هم از سایر خدمات این دفتر کار مجازی در ایران است.
۳ – هانی تک
هانی تک نیز یکی دیگر از دفتر کارهای مجازی است که تمامی زیرساخت‌ها را برای کسب و کارهایی که بودجه آن‌چنانی ندارند فراهم کرده است تا با کمترین هزینه به‌تمامی خدمات یک دفتر کار حضوری دست یابند.
مزایای دفتر کار مجازی هانی تک
- امکان ضبط مکالمات
- بی‌نیاز از شارژ ماهیانه
- قابلیت تعریف منشی هوشمند
- امکان تعریف چندین داخلی که می‌توانند تلفن ثابت یا همراه باشند
- ارائه خدمات گارانتی و تعویض تا یک سال
- امکان تعریف یک ساعت کاری مشخص
۴ – دفتر کار مجازی تل با ما
این دفتر کار مجازی که نام آن را جزو لیست بهترین دفتر کارهای مجازی ایران برای شما آورده‌ام، علاوه بر سایر قابلیت‌ها، قابلیت اتصال به بهترین نرم‌افزارهای CRM در ایران را هم دارد.
بررسی برخی از مزایای تل با ما
- مرکز تلفن ابری
- راه‌اندازی سیستم ویپ
- برون‌سپاری مرکز تماس
- امکان مشاوره تلفنی
سخن آخر
اگر درحال راه‌اندازی یا گسترش کسب و کار خود هستید و به همین علت دنبال یافتن بهترین دفتر کارهای مجازی در ایران می‌باشید، سعی کنید ابتدا تمامی گزینه‌های موجود را بررسی کنید و سپس بهترین گزینه را که قابلیت تغییرپذیری دارد و بیشتر منطبق با ویژگی‌های کسب و کار شماست، انتخاب کنید.
